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2008年1月21日 (月)

会議で事件を起こせ

「会議で事件を起こせ」山田豊著(新潮新書)

「この会議、早く終わらないかなあ」と感じた会議に出たことはありませんか。どんな組織でも、会議はとても多く開催されていると思いますが、必ずしも効果を上げているとは言えません。私自身、会議の多さに辟易して、会議出席を拒んでいたら、そのうちお呼びがかからなくなったものの、業務には何の影響もなかった、という経験があります。

しかし会議が必要な場面は確実にあるのも事実。どうすれば効果的に会議が進められるか考えていたとき、この本に出会いました。

本書は、まず会議で起こりうる問題シーンを類型化しているのですが、これがあてはまることばかり。ちょっと長くなりますが、すべて引用します。

独演会現象
  特定の人がひたすらしゃべり続ける
様子見現象
  皆が周りの顔色をうかがって発言しない
被告人現象
  気がつけば個人を責める場になっている
盛りだくさん現象
  議題が多すぎて何も決まらない
百家争鳴現象
  発言は活発だがそれぞれ自分の主張をするばかり
脱線現象
  話がどんどん脱線し、時間が来ておしまい
ダメダメ現象
  出される意見を「~だからダメ」と否定
自己防衛現象
  面倒が身に降りかからないよう話の展開をそらす
評論家現象
  分析はりっぱだが、何ら建設的な意見が出ない
カチン現象
  激情のスイッチが入ったら感情のぶつけ合いに終始
我関せず現象
  発言や意思表明をせず、ただ座っているだけ

この類型化だけでも私には大変参考になりました。私の場合、よくやってしまうのが「脱線現象」です。この問題現象をふまえ、本書では、会議の序盤、中盤、終盤に分けて、それぞれのポイントを解説します。解説の中で私が特に注目したのは、序盤では2つの準備が大切、中盤では発言者の話を良く聴き、書き出すという2つのことです。これは、会議だけでなく、商談やインタビューなど、通常の業務でも生かすべきコミュニケーションスキルだと思いました。

他にも注目すべき会議運営のコツが掲載されていますが、本書の題名が「会議の進め方」ではなく、「事件を起こせ」となっている理由は、「いまやっている会議を変えよう」ということなのだと理解しました。
確かに、会議の改善は、業務改善にほかなりません。一日の業務時間に占める一人の会議時間が2時間だったとすると、参加人数が10人の場合、その組織では一日に20時間が会議に費やされていることになり、非常に影響が大きいからです。

いま、所属組織で行っている会議で、問題を感じている方には、一読をおすすめしたい一冊です。

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